Een vraag die regelmatig gesteld wordt in het bedrijfsleven door uw collega’s, klanten en leveranciers.
Volgens Wikipedia is Waarheid een fundamenteel begrip dat min of meer synoniem is met echtheid, geldigheid, juistheid.
Of het nu gaat om de juiste versie van het Word document, de prijsafspraak/contract met de klant of de centrale agenda van de verkoop- of serviceafdeling, welke gegevens kloppen nu echt. De twijfel slaat hierin vaak toe als de hoeveelheid aan data groeit. Mapjes op de C of de H-schijf, het bureaublad, in Outlook of toch op die externe harde schijf. Stond het nu onder de projectnaam, de naam van de klant of toch bij de naam van de medewerker in zijn of haar directory.
De informatiegroei binnen organisaties is enorm door bijvoorbeeld mail en verdergaande digitalisering. Wist u dat we in het bedrijfsleven dagelijks 8% van onze tijd bezig zijn met het zoeken naar informatie en dat we een kwart van deze gezochte informatie niet meer kunnen terugvinden ? Moeten we dan weer terug naar de tijd van de archivaris die de spullen netjes opbergt en weer opzoekt als u er naar vraagt ?
Ik denk het niet. Het vereist wel discipline van alle medewerkers om informatie op dezelfde manier op te slaan en in hetzelfde informatiesysteem. Dergelijke informatiesystemen bevatten een database zodat het snel en gemakkelijk doorzoekbaar is en de data ook meegenomen wordt in de backup. Het mooiste is als een dergelijk systeem ook nog volledig kan worden gekoppeld aan uw huidige financiële, logistieke of CRM systeem. Daardoor hoeft een adreswijziging bij uw klant niet in meerdere systemen te worden aangepast. Stel dus naast de klant ook uw bedrijfsinformatie centraal. U kunt geen dag zonder de waarheid ! |