De vakantieroosters zijn alweer goed zichtbaar in de agenda’s. De eerste collega’s komen alweer terug van de zon, maar het merendeel mag nog. Wat betekent dit voor de telefonisch en digitale bereikbaarheid van je organisatie ? Wordt de telefoon wel snel genoeg opgenomen, is de afwezigheidsassistent van de diverse mailboxen wel actief ? Kortom, wel iets om serieus mee aan de slag te gaan.
We leven al weer enige tijd in een snelle 24x7 economie waarbij nadat de telefoon 5 maal is overgegaan we al geïrriteerd raken. Voor de zekerheid sturen we een What’s App bericht of SMS als er niet binnen 4 uur op de mail is gereageerd. En het internet geeft ons direct toegang tot andere bedrijven met soortgelijke dienstverlening of producten als uw organisatie. Een overstap is snel gemaakt.
Als ondernemer wil je ook graag onbezorgd op vakantie. Om geleidelijk en met een gerust gevoel op vakantie te gaan, is het verstandig om je werkzaamheden geleidelijk aan af te bouwen. Plan de laatste dagen voor je afwezigheid dan ook geen afspraken meer in je agenda, zodat je even rustig de tijd hebt om lopende zaken netjes af te ronden. Zorg tevens voor een goede overdracht richting je collega’s. Ze kunnen beter iets teveel weten dan te weinig. Maak ook een duidelijke verdeling wie welke taken van jou overneemt, zodat daar geen verwarring over ontstaat. Maak bijvoorbeeld een document waarin je per persoon taken toewijst en deel dit met alle betrokkenen. Maak afspraken over wat spoedgevallen zijn en hoe je collega’s daarover contact met je kunnen opnemen. Spreek bijvoorbeeld af dat je een telefoontje of sms krijgt bij hoge prioriteit en een mail bij lage prioriteit.
Stel je netwerk op de hoogte van jouw afwezigheid. Stuur je klanten met lopende projecten en/of offertes en alle collega's een mail voordat je weggaat met informatie over wie je taken tijdelijk waarneemt. Stel ook zeker een afwezigheidsassistent voor je mail in. Ook in een voicemailboodschap kun je laten weten dat je tijdelijk afwezig bent. Zo weten mensen die contact zoeken ook waar ze aan toe zijn.
Gebruik je vakantie om nieuwe ideeën en inspiratie op te doen. Die paar weken zonder werk zijn een goed moment om weer bij te tanken. Neem wat vakliteratuur en boeken mee, dan komt de inspiratie vanzelf. Zorg dat je tijdens je vakantie zoveel mogelijk off-line bent. Wel zo leuk voor je reisgenoten en het geeft je collega’s die aan het werk zijn het vertrouwen dat ze het ook zonder jouw aanwezigheid op afstand kunnen invullen. Na de vakantie wacht er ongetwijfeld een berg ongelezen e-mails en een lijst met terugbelverzoeken. Je inbox is niet je to-do-list, ga dus weer rustig aan de slag, om te voorkomen dat je al weer heel snel aan vakantie toe bent. Evalueer ook met je collega’s hoe het gegaan is tijdens je afwezigheid, en wat er voor een volgende keer nog beter geregeld zou kunnen worden.
Mijn advies is om de komende vakantie eens echt te gaan genieten met je partner, gezin of reisgenoten van de verdiende rust en ontspanning om daarna weer vol energie de tweede helft van 2014 te starten vol met ambities, gedrevenheid, inspiratie en ondernemerschap. |