Herkent u de papiermassa op het bureau van financiële medewerkers, inkopers of misschien wel op uw eigen kantoor? Is dat nou echt nodig?
Wij weten uit ervaring dat meer dan 90% van deze stapels bestaat uit:
- Inkoopfacturen die een intern akkoord nodig hebben voordat financieel geboekt kan worden.
- Declaraties van collega’s voor lunches, hotelovernachtingen, brandstof etc. die nog in het systeem moeten.
- Urenverantwoording van collega’s die bij klanten hun werk verricht hebben en waar nog een factuur voor moet worden gemaakt.
- Bestellingen die nog gedaan moeten worden bij diverse leveranciers
- Terugbelnotities, prijslijsten, rapportages etc.
Worden deze handmatige handelingen vervangen door digitale efficiency, dan bespaart dat 50 tot 80 procent arbeidstijd. Een forse besparing! De oplossingen hiervoor hebben dan ook een korte terugverdientijd die eenvoudig te bepalen is.
Een praktijkvoorbeeld zijn de inkoopfacturen:
Bij veel MKB bedrijven worden jaarlijks duizenden inkoopfacturen handmatig verwerkt. Dit proces vergt veel tijd en aandacht van medewerkers op de administratie. Facturen worden handmatig geboekt en ter controle en accordering voorgelegd aan budgethouders. De facturen verdwijnen vervolgens in een archief. Dit handmatige proces is niet alleen een tijdrovende bezigheid, het is ook erg foutgevoelig. Facturen kunnen kwijtraken en kostbare archiefruimte wordt in beslag genomen.
Als bij binnenkomst facturen worden gescand, herkend en geboekt door het systeem, dan zijn deze documenten gelijk gedigitaliseerd. Het systeem herkent vervolgens welke personen binnen uw organisatie een digitaal akkoord moeten geven op deze kosten. Na akkoord wordt de factuur automatisch vrijgegeven voor betaling en aangeboden aan uw bankpakket. Het is eenvoudig te berekenen hoeveel tijd er op dit moment wordt besteed aan het proces van de inkoopfacturen binnen uw organisatie. Op basis hiervan kunnen wij u adviseren over de passende oplossing, de initiële investering en de besparingen.
Bij een aantal lokale ondernemingen hebben we inmiddels een groot gedeelte van de papierstromen verbeterd en vervangen door digitale werkstromen. Het verdient uw aandacht om hier binnen uw organisatie serieus naar te kijken.
|